VAT Registrierung in England: Ein Hürdenlauf, der einen langen Atem und viel Geduld braucht

Für die meisten Mandanten unserer Kanzlei ist eine VAT Registrierung unumgänglich. Da mit der Limited vor allem EU-Geschäfte außerhalb des UK gemacht werden sollen, ist eine VAT Nummer für die MwST-freie Fakturierung notwendig.

Dabei ist es für deutsche Mandanten immer wieder schwer verständlich, warum die VAT Registrierung in England bis zu sechs Monate in Anspruch nehmen kann und dann keineswegs garantiert ist.

HMRC: VAT nur für Limiteds, die Kunden im UK haben

Nach dem Verständnis der englisches Steuerbehörden ist eine UK VAT Registrierung nur für die Firmen gedacht, die Produkte und Dienstleistungen im UK verkaufen oder wenigstens planen zu verkaufen.

Beachten Sie diese Definition: Es spielt also praktisch keine Rolle, wo (in welchem Land) eine Firma ihren Sitz hat. Eine deutsche GmbH mit Verträgen in England bekommt in der Regel einfacher eine VAT Nummer, als eine UK Limited, die nur außerhalb von England geschäftlich tätig ist.

Die Beweislast liegt bei Ihnen

Können Sie nicht nachweisen, dass sie Kunden oder Interessenten im UK haben (und somit für Steuereinnahmen beim britischen Staat sorgen), ist es schwer bestellt um Ihre VAT Registrierung.

Nochmals: Hierbei hilft es nicht, wenn Sie hochdotierte Verträge mit Kunden in anderen EU Ländern haben. Entscheidend ist der tatsächliche oder geplante Umsatz mit Kunden im UK.

Und selbst wenn sie konkrete Umsätze im UK planen und dies auch nachweisen, wird von HMRC immer wieder darauf hingewiesen, dass Sie zunächst die entsprechenden Umsätze erwirtschaften sollen und sich dann für die VAT registrieren.

Dieses Vorgehen ist in England normal. Praktisch keine Firma registriert sich sofort nach der Gründung für die VAT, es sei denn, dass Verträge existieren, die für entsprechende Umsätze sorgen.

Unterschiedliche Definition von Kleinbetrieben im UK und dem Rest von Europa

Im UK wird eine zum Rest von Europa unterschiedliche Definition von Kleinbetrieben angewandt. Hier liegt die Umsatzgrenze für einen Kleinbetrieb bei £67,000. Kleinbetriebe sind, wie in Deutschland, von der Umsatzsteuer befreit.

Es ist für Betriebe mit weniger Umsatz als £67,000 unüblich, sich für die VAT zu registrieren. Über 70% aller britischen Betriebe arbeiten somit ohne MwST-Nummer.

In Deutschland liegt die Umsatzgrenze für einen Kleinbetrieb bei EUR 17,500 im vergangenen Kalenderjahr bzw. EUR 50,000 im aktuellen Kalenderjahr. Ähnliche Grenzen gelten auch in anderen europäischen Ländern.

HMRC wird demnach einen Antrag auf eine VAT Nummer mit Unverständnis oder gar Verdacht begegnen, wenn weniger als £67,000 Umsatz erreicht oder unmittelbar absehbar ist.

Die Briten sind Opfer des eigenen Erfolges

Die britischen Steuerbehörde prüft alle VAT Registrierungen sehr genau. Dies ist auf massiven VAT Betrug zurückzuführen, den es in der Vergangenheit immer wieder gegeben hat und für den das englische System potenziell anfällig ist (siehe unten).

Es müssen umfassende Beweismaterialien eingereicht werden, die belegen, dass es sich um eine legitime Unternehmung handelt. Dazu zählen z.B. Mietverträge aus England, Kontoauszüge, Steuernummern der Direktoren etc.

Und weil in den letzten Jahren die UK Ltd europaweit als Rechtsform sehr beliebt geworden bzw. geblieben ist, steigt die Anzahl der VAT Registrierungen ständig, während das Personal bei der Behörde eher abgebaut wird. Hier sind die Briten also in gewisser Weise Opfer des eigenen Erfolges. Dies ist ein weiterer Faktor, warum sich VAT Registrierungen in England lange hinauszögern können.

Natürlich hängt dies auch vom Sachbearbeiter ab. Es kommt immer wieder vor, dass VAT Registrierungen bereits nach einer Woche erteilt werden. Aber dabei handelt es sich leider um eine Ausnahme. Es ist uns in fast allen Fällen gelungen, eine VAT Nummer für unsere Mandanten zu besorgen. Sie müssen sich allerdings auf eine lange Bearbeitungszeit und viel Bürokratie gefasst machen.

Unterschiede zwischen dem deutschen und britischen Umsatzsteuersystem

Im UK gibt es keine Umsatzsteuer-Voranmeldung. VAT wird immer im Nachhinein abgerechnet. Das Unternehmen muss alle drei Monate einen VAT Return einreichen. Monatliche VAT Returns werden nur selten und in Ausnahmefällen von der Behörde eingefordert.

Der VAT Return entspricht der deutschen Umsatzsteuervoranmeldung (wird aber im Nachhinein eingereicht), wo Vorsteuer und Umsatzsteuer abgerechnet werden. Machen Sie keine Umsätze im UK, haben aber dort Kosten, so kann es vorkommen, dass Sie VAT zurückfordern ohne jemals Umsatzsteuer abgeführt zu haben. Dies hat in der Vergangenheit immer wieder zu Missbrauch geführt - einer der Gründe, warum alle neuen Anträge so scharf geprüft werden.

Ein weiterer Unterschied zu Deutschland besteht darin, dass bei Unternehmen mit bis zu £700,000 Umsatz grundsätzlich Ist-Versteuerung angewandt wird. Dies muss nicht gesondert beantragt werden, sondern gilt automatisch. Sie führen also nur die Umsatz-Steuer ab, die Sie tatsächlich eingenommen haben.

Wann ein VAT Representative notwendig ist

Wenn Sie im UK keine Betriebsstätte unterhalten, ist es notwendig, dass Sie einen VAT Representative in England bestellen. Hierbei wird der Begriff der Betriebsstätte enger gefasst, als normal üblich. Können Sie z.B. keinen Mietvertrag für Büros, Produktionsstätten etc. vorlegen, wird angenommen, dass Sie keine Betriebsstätte haben.

Lebt der Eigentümer oder Direktor der Firma nicht in England, wird ebenfalls ein VAT Representative erforderlich. Dabei handelt es sich um einen im UK ansässigen Vertreter, der für HMRC als Ansprechpartner fungiert und dem alle Unterlagen zu Ihrer VAT einsehbar sind. Die Steuerkanzlei St Matthew stellt für viele Mandanten den VAT Representative.

Wie Sie Ihre VAT Registrierung beschleunigen können

Um Ihre VAT Registrierung möglichst schnell zum Erfolg zu bringen, ist es zunächst wichtig, dass Sie die hier darstellten Anforderungen verstehen und sich entsprechend vorbereiten:

• Fragen Sie sich zunächst, ob Sie wirklich eine VAT Registrierung benötigen. Es gibt alternative Verfahren, z.B. das sogenannte Reverse Charge Verfahren im europäischen Handel. Damit ist die Verantwortung für die VAT Steuerschuld bei Ihrem Kunden. Das macht nur bei gewerblichen Kunden Sinn, weil hier ja ohnehin MwST-frei fakturiert wird.
• Sorgen Sie dafür, dass Sie am besten schon Umsätze in England machen oder dass Sie zukünftige Umsätze belegen können (z.B. durch Vorverträge mit englischen Kunden). Auch Marketingunterlagen können relevant sein, wenn diese zeigen, dass Sie um UK aktiv werden wollen oder schon aktiv sind.
• Wenn ein VAT Representative erforderlich ist, füllen Sie die entsprechenden Formulare aus und senden Sie diese ein.
• Seien Sie sich bewusst, dass manche Branchen aufgrund häufiger Betrugsfälle besonders streng geprüft werden. Hierzu zählt beispielsweise der Mobiltelefon-Handel und das Baugewerbe.

Natürlich hängt alles auch am Sachbearbeiter. Manche Mandanten bekommen Ihre VAT Nummer schon nach einer Woche. Stellen Sie sich auf jeden Fall gut mit dem Sachbearbeiter und beantworten Sie alle Anfragen zügig.

Gehen Sie davon aus, dass HMRC Ihnen mehrere Fragebögen senden wird, in denen weitere Information zu Ihrem Unternehmen abgefragt werden. Senden Sie diese auf jeden Fall zeitnah zurück, sonst wird Ihre VAT Registrierung storniert.

Wie Ihnen die Steuerkanzlei St Matthew helfen kann

Die Steuerkanzlei St Matthew hat hunderten Mandanten bei der VAT Registrierung geholfen. Konkret können wir folgendes für Sie tun:

Begleitung der VAT Registrierung

Wir können die komplette VAT Registrierung für Sie übernehmen und das ganze Verfahren begleiten. Hier übernehmen wir die gesamte Kommunikation mit den Behörden und kümmern uns um den gesamten Schriftverkehr. Leider können auch wir keine Garantie geben, wie schnell und ob Sie überhaupt für die VAT registriert werden. Wir rechnen als durchschnittliche Bearbeitungszeit mit drei Monaten.

Stellen eines VAT Representative

Für Mandanten ohne eigene Büros und ohne eigenes Personal im UK stellen wir den VAT Representative. Dieser ist zwingend notwendig, wenn die hier beschriebenen Bedingungen gegeben sind.

Factoring als Sofortmaßnahme

Bis Sie Ihre VAT Registrierung haben, können wir in Ihrem Namen an Ihre Kunden fakturieren. Auf der Rechnung wird dann erwähnt, dass wir Ihr Agent sind. Der Kunde zahlt MwST-frei an uns und wir überweisen Ihnen den Betrag nach Erhalt auf ein Konto Ihrer Wahl. Unsere Kommission für diese Dienstleistung beträgt typischerweise 3 % des Transaktionsvolumens.

Kauf einer Vorratsgesellschaft mit VAT Nummer

Sie können von uns eine Gesellschaft erwerben, die bereits für die VAT registriert ist. Wir haben immer eine Handvoll dieser Vorratsgesellschaften im Angebot.

Allgemeine Beratung

Sollten Sie Beratung rund um die VAT Registrierung brauchen oder falls Sie mit Ihrem Antrag in einer Sackgasse sind, helfen wir Ihnen mit kompetenter Beratung weiter.

Nächste Schritte

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Einer unserer Berater wird Ihre individuelle Situation analysieren und Ihnen einen Vorschlag zum weiteren Vorgehen machen.

Link zu Formularen: VAT Registrierung & Bestellung eines VAT Representative

VAT RegistrierungBestellung VAT Representative