UK Lohnbuchhaltung (Payroll) für Nicht-britische Unternehmen mit UK-Mitarbeitern

Auch ausländische Unternehmen können im UK Mitarbeiter beschäftigen ohne dabei eine Niederlassung anzumelden oder eine Tochtergesellschaft zu gründen

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Vielfach beschäftigen ausländische Unternehmen ein oder zwei Mitarbeiter in Großbritannien, ohne dabei allerdings eine Betriebsstätte, Niederlassung oder Tochtergesellschaft konstituieren zu wollen. In diesem Fall kann der ausländische Betrieb von uns als Arbeitgeber in Großbritannien registriert werden. Unsere erfahrenen Mitarbeiter kümmern sich dabei nicht nur um die einmalige Anmeldung, sondern auch um die laufende Lohnbuchhaltung für Ihre Mitarbeiter und alle anderen damit verbundenen Formalitäten.

Rechtliche Anforderungen

Im UK lebende Angestellte bezahlen im UK Steuern und Sozialabgaben, selbst wenn Sie bei einem ausländischen Arbeitgeber beschäftigt sind. Der ausländische Arbeitgeber ist verpflichtet, in Großbritannien eine Betriebsnummer zu beantragen und monatlich bis zum 19. des Folgemonats die einbehaltene Steuer, die Sozialabgaben und die Arbeitgeberbeiträge an das englische Finanzamt HMRC abzuführen. Für verspätete Abgaben werden empfindlich hohe Versäumniszuschläge fällig.

Jährlich bis zum 19. Mai ist eine Lohnsteuerjahresabrechnung für den gesamten Betrieb einzureichen. Etwaige noch zu schuldende Abgaben sind bis dann zu bezahlen.

Bis zum 5. Juli ist jährlich eine Aufstellung über die den Mitarbeitern gewährten geldwerten Vorteile einzureichen.

Dem Mitarbeiter sind monatlich den rechtlichen Anforderungen genügende Lohnzettel auszuhändigen. Bis zum 19. Mai ist jedem Mitarbeiter eine individuelle Jahresabrechnung auszuhändigen.

Seit 2017: Pflicht zur betrieblichen Altersvorsorge

Seit 2017 sind alle Unternehmen im UK dazu gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine betriebliche Altersvorsorge anzubieten. Davon wären auch Sie betroffen, wenn Sie im UK Mitarbeiter beschäftigen.

Unternehmen müssen mindestens 2% (3% ab April 2019) der Bruttolohnsumme zur Pension beitragen. Den Arbeitnehmer müssen mindestens 3% (5% ab April 2019) Ihres Bruttolohns zum Pension Scheme beitragen. Allerdings kann ein Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge auch komplett ablehnen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen Vertrag mit einem gesetzlich regulierten Pensionsanbieter (Pension Provider) abzuschließen, über den das Pension Scheme laufend verwaltet wird.

Problem für ausländische Unternehmen

Es gibt zahllose Pension Provider im UK. Aber: Wenn Sie ein ausländisches Unternehmen mit UK-Angestellten sind, reduziert sich die Auswahl drastisch. Wir kennen nur einen UK-Pension-Provider, der mit ausländischen Unternehmen zusammenarbeitet. An diesen würden wir Sie dann weiterverweisen, wenn Sie uns mandatieren.

Bitte beachten Sie, dass wir rechtlich nicht autorisiert sind, zu Pension Schemes zu beraten, da hierfür eine besondere Zulassung notwendig ist!

Auswirkung auf die Payroll / Lohnbuchhaltung

Wenn Sie uns für die Durchführung der UK-Lohnbuchhaltung mandatieren, so müssen wir mit dem Pension Provider gemeinsam den Aufsatz der betrieblichen Altersvorsorge koordinieren. Dafür berechnen wir einmalig £300. Wie gesagt – dies entfällt, wenn Ihre britischen Mitarbeiter die betriebliche Altersvorsorge ablehnen. Die Registrierung für das Pension Scheme kann auch in einem zweiten Schritt erfolgen. 

Betriebsstätte oder nicht? Macht es Sinn eine UK-Limited zu gründen?

Bei dem hier beschriebenen Szenario gehen wir davon aus, dass Ihr Unternehmen keine Betriebsstätte im UK hat. Die im UK beschäftigten Mitarbeiter sind also nicht im Vertrieb beschäftigt und schließen keine Verträge ab. Sie sind auch nicht geschäftsführend von UK aus tätig.

Dies ist aus steuerlicher Sicht sehr wichtig, denn diese Tätigkeiten würden im UK eine Betriebsstätte auslösen. Dies hätte wiederum zur Folge, dass die Erträge, die der britischen Betriebsstätte zugerechnet werden können, in UK zu versteuern sind.

Sollte diese Situation auf Ihr Unternehmen zutreffen, dann ist es vermutlich besser, wenn Sie über die Gründung einer UK-Gesellschaft nachdenken, über welche alle britischen Umsätze abgewickelt werden und die ihre Erträge in UK versteuert.

Dies macht auch die Auswahl der Anbieter einer betrieblichen Altersvorsorge leichter, denn es gibt zahllose UK-Anbieter, die mit britischen Unternehmen arbeiten – gegenüber dem einen uns bekannten Pensions-Provider, der auch mit ausländischen Unternehmen arbeitet.

Bitte lassen Sie sich zunächst von uns beraten, wenn Sie die Gründung einer UK-Gesellschaft in Betracht ziehen oder sich bezüglich der besten Lösung für Ihr Unternehmen nicht sicher sind.

Enthaltene Leistungen & Honorare

Unsere Kanzlei erbringt Payroll-Dienstleistungen für viele ausländische Betriebe. Wir sind mit den Anforderungen und internen Abläufen der Finanzbehörden bestens vertraut. Um die oftmals schwer verständlichen Anforderungen und Anfragen von Seiten HMRC kümmern wir uns direkt.

Registrierung als Arbeitgeber

Für das angegebene Festpreis-Honorar von £675 registrieren wir Ihr ausländisches Unternehmen als Arbeitgeber in England. Sie erhalten dann eine Betriebsnummer. Im Honorar ebenfalls enthalten ist das Setup Ihrer Payroll für die abzurechnenden Mitarbeiter.

Pension Scheme Einrichtung

Die Einrichtung des Pension Schemes zusammen mit dem uns bekannten Pension-Anbieter erledigen wir für £300 (für 1-3 Mitarbeiter). Für einen anderen von Ihnen bestimmten Pension-Provider veranschlagen wir £1,200 für die Einrichtung. Dies kann auch in einem zweiten Schritt erfolgen bzw. entfallen, wenn die Mitarbeiter die betriebliche Altersvorsorge ablehnen.

Laufende Lohnbuchhaltung

Für die laufende Lohnbuchhaltung inklusive Pension Scheme Integration werden £60 pro Monat fällig für 1-3 Mitarbeiter. Danach fallen £15 monatlich für jeden weiteren Mitarbeiter an. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise.

Folgende Leistungen sind abgedeckt:

  • Lohnsteuerjahresabrechnung für den Betrieb (jährlich)
  • Abrechnung der geldwerten Vorteile (jährlich)
  • Behördenkommunikation
  • Laufende Betreuung und Support
  • Ausscheidungsformalitäten von Mitarbeitern
  • Einstellungsformalitäten für neue Mitarbeiter

Bezahlt Ihr Unternehmen dynamische Lohnkomponenten wie Bonus, Überstunden, verauslagte Kosten sind uns diese monatlich bis zum 15. des Monats mitzuteilen, damit Sie bei der Payroll des gleichen Monats noch berücksichtigt werden können.

Vertragslaufzeit & Abrechnungsmodus

Fixe Vertragslaufzeiten gibt es keine. Die Leistung wird bis auf Widerruf erbracht. Kündigungsfristen sind keine zu beachten. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise.

Wir brauchen von Ihnen

Bitte füllen Sie zunächst das Bestellformular aus. Nach Zahlungseingang setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, um das weitere Vorgehen zu klären. Grundsätzlich werden benötigt:

  • Adressdaten des ausländischen Betriebes, Informationen zur Rechtsform und zur Geschäftsführung
  • Formular P45/P46 für jeden Mitarbeiter, der bei der Payroll erfasst werden soll
  • Angaben zur Höhe des Gehaltes
  • Informationen zu möglichen dynamischen Lohnkomponenten

Wenn Sie bereits als Arbeitgeber im UK registriert sind

Wenn Sie bereits als Arbeitsgeber im UK registriert sind und mit Ihrer laufenden Payroll zu unserer Kanzlei wechseln möchten, fallen jetzt keine Kosten an. Füllen Sie das Bestellformular trotzdem aus und geben Sie im entsprechenden Formfeld an, dass eine Betriebsnummer bereits vorliegt. 

Bearbeitungszeit

Rechnen Sie mit drei bis vier Wochen ab Auftragserteilung, bis die Betriebsnummer vorliegt. Die erste Payroll kann erst mit vorliegender Betriebsnummer verarbeitet werden.